Děsí se toho všichni. Změní se malý detail a vy musíte připravovat novou směrnici. Pak oběhat s podpisovým archem zaměstnance a dokument pečlivě uschovat, abyste ho mohli v případě kontroly předložit. Přitom byste mohli ušetřit tolik času. Stačí používat Altus Portal.
11 | 2015Děsí se toho všichni. Změní se malý detail a vy musíte připravovat novou směrnici. Pak oběhat s podpisovým archem zaměstnance a dokument pečlivě uschovat, abyste ho mohli v případě kontroly předložit. Přitom byste mohli ušetřit tolik času. Stačí používat Altus Portal.
Vytvořit novou nebo upravit stávající směrnici zvládnete za chvíli. V případě, že se jedná o nový předpis, vložíte ho do Altus Portal pomocí jednoduchého textového editoru. Následně vyberete všechny uživatele, kterých se nařízení týká.
Zaměstnanci dostanou e-mail, který je na nový dokument v Altus Portal upozorní. Přečtou si ho kdekoliv, odkud se přes vzdálený přístup přihlásí do firemní sítě. Tedy třeba i doma na tabletu. Jeho přečtení pak potvrdí elektronickým podpisem – zadáním svého hesla.
Vy tak ušetříte nejen čas strávený obíháním zaměstnanců, ale získáte také přehled o tom, kdo už novou směrnici podepsal. Opozdilce přitom urgujete jen pár kliknutími. Altus Portal jim pošle upozornění, že směrnici ještě nepodepsali.
Směrnice ale nejsou platné věčně. A i při drobné změně byste museli absolvovat nové podpisové kolečko. V Altus Portal ale snadno vytvoříte aktualizovaný dokument a pošlete všem uživatelům, kterých se to týká, e-mail, aby podepsali novou verzi.
Uživatelé pak nemusí při drobných změnách číst celou směrnici znovu. Jednoduše si zobrazí změny a za chvíli zjistí, že se jedná třeba jen o technický detail, takže se jich změna nijak nedotkne.
Aktualizací směrnice v Altus Portal také zajistíte, že se nikde ve firmě nebude vyskytovat její stará verze. Nehrozí proto, že by se podle ní někdo řídil.
Se směrnicemi lehce seznámíte i nového zaměstnance. Stačí ho při nástupu zařadit do správné skupiny uživatelů a Altus Portal mu automaticky pošle upozornění na všechny dokumenty, které se ho týkají a které má přečíst a podepsat.
Jestli vás Altus Portal zaujal a chcete se dozvědět další informace, objednat si prezentaci ve firmě nebo vyzkoušet demo verzi zdarma, kontaktujte nás.