Objednávka školení
Faktury v účetnictví za 2 minuty místo 2 dní. Tolik času šetří externí účetní Pavel Machačka díky tomu, že papírování a přepisování vyměnil za automatický import faktur do Varia. Jednoduše, bez umělé inteligence. Stačí mít fakturu v digitálním formátu.
Pavel Machačka je OSVČ z Mladé Boleslavi. Zaměřuje se na vedení účetnictví a daňové poradenství. V ERP systému Vario pracuje již od roku 2000 a nedá na něj dopustit. Dnes v systému zpracovává účetnictví pro cca 40 firem.
Papírování, přepisování, zbytečná ztráta času a prostor pro chyby. To jsou klasické problémy spojené s ručním zpracováváním faktur.
Dlouhou dobu to Pavla Machačku netrápilo a nemusel nic řešit.
„Řada mých zákazníků používá fakturační program iDoklad, který stejně jako Vario patří do Solitey. Tam je ta provázanost jednoduchá, stačí jedno tlačítko a faktury z iDokladu mám ve Variu. Případně těch faktur neměli zákazníci tolik, takže se nevyplatilo to nějak systémově řešit,“ vysvětluje Pavel Machačka.
Problém ale začal na začátku roku 2022.
„Měl jsem 2 firmy, které začaly vystavovat více faktur. Jeden e-shop, který měl měsíčně cca 250 vystavených faktur, a druhý autodopravce, který měl přibližně 70 vystavených faktur. Takové množství bych ručně zpracovával 2 dny,“ popisuje Pavel Machačka své zkušenosti, kdy ho začalo trápit ruční zpracování faktur.
Jak se dají dostat data z faktury automaticky do systému? Jak se zbavit ručního zpracovávání a přepisování faktur? Přesně s takovými dotazy se obrátil na zákaznickou podporu systému Vario.
„Zvedl jsem telefon, zavolal a konzultanti se tomu hned začali věnovat. Během měsíce jsem měl k dispozici funkční řešení, díky kterému mám faktury i všechna data ve Variu za 2 minuty. Ta časová úspora je až neuvěřitelná,“ hodnotí největší přínos Pavel Machačka.
Celý vtip zmiňovaného řešení, které konzultanti Varia doporučili, se skrývá v digitálním formátu faktury. Je to jednoduchý způsob, jak vyřešit digitalizaci účetnictví.
Digitální formát má podobu datového souboru, což v překladu znamená, že účetní či ERP systémy dokážou danou fakturu „přečíst“ zcela samy. To je právě největší výhoda digitálního formátu, že jednoduše a bez lidského zásahu umožňuje výměnu dat, jejich import do systému a tím pádem i automatizaci. Nemusíte tedy žádné údaje ručně přepisovat či vytěžovat přes drahé externí aplikace např. z klasických PDF souborů.
„Zákazník si ve svém programu vygeneruje faktury ve formátu ISDOC, které mi následně posílá do speciální schránky. To je jediné, co potřebuji. Tuto schránku mám pak automatizovanou na Vario, takže mi prakticky stačí kliknout v systému Vario na jedno tlačítko, díky tomu se doklady automaticky importují do předdefinovaných knih. Všechna data tak mám v systému, víc neřeším,“ popisuje Pavel Machačka, jak funguje v praxi hromadný import faktur pomocí digitálního formátu.
Ruční zpracování faktur by zabralo 2 dny. S automatickým importem je hotovo za 2 minuty.
Papíry a šanony nejsou potřeba. Originál faktury se automaticky ukládá v systému.
Automatické načtení, zpracování i uložení dat. O vše se postará systém, bez ručního zásahu.
Data se načítají automaticky, takže zcela odpadají chyby vzniklé špatným přepisováním.
Jednoduché řešení, které těží z toho, že každý systém dnes umí vygenerovat fakturu v digitálním formátu.
Řešení je uživatelsky přívětivé. Stačí prakticky jedno kliknutí a data z faktur máte automaticky v systému.
